Daten regieren die Welt – warum ein Datenmanagement so wichtig ist
Daten sind in allen Bereichen wichtig und kritisch. Ohne die richtigen Daten sind viele Vorgänge und Unternehmenstransaktionen schlicht nicht vorstellbar. Sowohl Sie, als Handelnder selbst, aber auch die Stakeholder, benötigen für Entscheidungen laufend Daten.
Daten sind dabei in mehrfacher Hinsicht für Sie von zentraler Bedeutung. Zum einen sind sie selbst Teil des Unternehmensvermögens. Zum anderen stellen sie auch die Basis für Informationen und die Wissenserweiterung dar. Erst auf der Grundlage von Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Aktionen planen. Ihre Entscheidungen und Aktionen beeinflussen dabei direkt oder indirekt das Unternehmensvermögen und damit die relevanten Daten.
In Projekten im Umfeld von Insolvenzen, Sanierungen und Restrukturierungen (ISR) taucht die Frage nach den notwendigen Daten besonders schnell auf. Dabei wird auf den Einsatz eines ganzheitlichen Datenmanagements meist verzichtet – nicht selten mit fatalen Folgen.
Ein Datenmanagement ist sinnvoller als einzelne Datendienstleistungen
Die meisten Datendienstleistungen vieler Anbieter beinhalten kein explizites Datenmanagement und können daher nicht wirklich helfen. Entweder sind sie zu technisch, zu komplex und zu wenig an den Kundenbedürfnissen orientiert. Oder sie sind zu teuer und speziell und die Bereitstellung der Lösungen dauert zu lange. Oftmals so lange, dass sie für Verfahren und im Unternehmen praktisch nicht mehr eingesetzt werden können.
Diese sogenannten Datenextraktionen, -aufbereitungen und -analysen sind zumeist individualisierte und eher handwerkliche Vorgänge. Sie basieren selten auf industriellen oder automatisierten Methoden. Auch erzielen sie nur selten wiederholbare Ergebnisse.
Sehr problematisch sind digitale Datensicherungen und Langzeitarchivierungen von IT-Systemen ohne ein Datenmanagement sowie durch das Verwenden ungeeigneter Technologien. Das böse Erwachen kommt meistens erst bei nachgelagerten Prüfungen durch z.B. Gerichte, Gläubiger oder Finanzverwaltungen, wenn Daten nicht mehr rekonstruiert werden können.
Besondere Herausforderungen an Daten speziell in der ISR-Praxis
- Im ISR-Umfeld besteht die besondere Herausforderung darin, dass Sie schon sehr früh bestimmen müssen, welche Daten überhaupt relevant sind, obwohl Sie sie erst im Nachhinein sicher kennen. Dabei müssen Sie die Anforderungen an den Umfang, die Qualität und die Kosten im Vorfeld festlegen.
- Weiterhin müssen Sie daran denken, dass die relevanten Daten oft für viele Jahre archiviert und, dass sie dabei jederzeit revisionssicher vorliegen müssen. Der lange Archivierungszeitraum ergibt sich aus der durchschnittlichen Laufzeit von Verfahren und Projekten. Aber auch die darauffolgenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind relevant. Darüber hinaus können vertragliche Vereinbarungen oder besondere rechtliche Vorgaben und wirtschaftliche Verpflichtungen längere Nutzungsdauern verursachen. Der Lebenszyklus der Daten ist daher von den unterschiedlichen Projekt- und Verfahrensanforderungen abhängig.
- Dabei geht es im Wesentlichen darum, den Nutzen der Daten für das betreffende ISR-Projekt über den gesamten Lebenszyklus hin zu optimieren. Eine Qualitätssicherung von Daten ist dabei essentiell. Beachten Sie unbedingt die Anforderungen des Datenschutzes (z.B. DSGVO, BDSG etc.}, der Daten- und Informationssicherheit (z.B. COBIT) und der Datensicherung.
- Achten Sie auch unbedingt darauf, dass ausschließlich sichere Verfahren und Technologien verwendet werden. Sie müssen sowohl eine Rücksicherung als auch eine Archivierung über die komplette Laufzeit und für den gesamten Lebenszyklus ermöglichen.
- Bei einer Übertragung von Konzernen, Unternehmen, Betrieben, Betriebsteilen oder Assets muss es möglich sein, dass Daten für ein Herausschneiden (Carve Out), Aufteilen (Split) oder Verschmelzen (Merger) zur Verfügung gestellt werden.
- Berücksichtigen Sie auch, dass für die Verwaltung und Steuerung des Krisenunternehmens oftmals Daten für dritte Buchhaltungs- und Controllingsysteme benötigt werden. Das können zum Beispiel DATEV, Winsolvenz, lnsüne oder Corporate Planning sein.
- Weiterhin besteht die Notwendigkeit, forensische Untersuchungen durchzuführen und sog. Digital Assets zu entdecken. Gleichzeitig ist es erforderlich, das Geschäfts- und Projektwissen zu erweitern.
Lösungsansätze für ein ISR Datenmanagement
Es wird schnell klar, dass nicht immer alle Daten in einem Krisen-Unternehmen wirklich wichtig sind. Für manche Daten lohnt es sich aus wirtschaftlichen Gründen nicht, sie zu erheben. Auch können technische Aspekte dazu führen, dass Daten überhaupt nicht ermittelbar sind. Bei anderen bestehen rechtliche Hürden oder sie werden für rechtliche Zwecke gar nicht benötigt.
Wie Sie die relevanten Daten von den irrelevanten Daten trennen können, lesen Sie in unserem nächsten Blogbeitrag oder ausführlich in unserem Sonderdruck „Datenmanagement: Herausforderungen und Lösungsansätze“.
