Verträge laufen aus, Zugänge werden gesperrt, Systeme gehen vom Netz, Unternehmensteile werden veräußert und Mitarbeiter verlassen das Unternehmen. Dadurch kann sich auch der Zugriff auf wichtige Informationen innerhalb kurzer Zeit verändern.
Was heute noch verfügbar ist, lässt sich wenige Wochen später möglicherweise nur noch mit erheblichem Aufwand – oder gar nicht mehr – erreichen. Deshalb sollten Insolvenzverwalter frühzeitig klären, welche Daten für das Verfahren relevant sind und wie sie deren Verfügbarkeit langfristig sichern können.
Welche Daten sollten betrachtet werden?
Verfahrensrelevante Informationen befinden sich meist nicht in einem einzigen System. Vielmehr verteilen sie sich über unterschiedliche Anwendungen und Ablagen. Erst wenn diese Datenquellen bekannt sind, lässt sich entscheiden, welche Daten gesichert werden sollten.
Typische Quellen sind:
- ERP- und Warenwirtschaftssysteme – Kunden, Lieferanten, Aufträge, Bestände und Forderungen
- Finanzbuchhaltung – Geschäftsvorfälle, Konten, offene Posten sowie Debitoren und Kreditoren
- Bank- und Zahlungsdaten – tatsächliche Zahlungsströme und deren zeitlicher Verlauf
- Dateiablagen und DMS – Verträge, Tabellen, Auswertungen und sonstige Dokumente
- E-Mail-Systeme – Kommunikation, Abstimmungen und zeitliche Zusammenhänge
- Cloud-, Personal- und branchenspezifische Systeme – abhängig von Unternehmen und Verfahren
Dabei gilt jedoch nicht: möglichst viel sichern. Stattdessen kommt es darauf an, relevante Quellen zu identifizieren, mögliche Risiken für deren Verfügbarkeit zu bewerten und anschließend die Sicherung gezielt zu priorisieren. So entsteht eine Datenbasis im Insolvenzverfahren, die sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.
Warum Zeit eine entscheidende Rolle spielt
Nicht alle Datenquellen bleiben während eines Insolvenzverfahrens dauerhaft verfügbar. Besonders kritisch sind Systeme, deren Betrieb kurzfristig eingestellt werden könnte oder deren Zugriff von Dienstleistern, Lizenzen oder auslaufenden Verträgen abhängt.
Deshalb sollte eine strukturierte Bestandsaufnahme frühzeitig vier Fragen beantworten:
- Welche Systeme existieren?
- Welche davon enthalten verfahrensrelevante Daten?
- Wie ist der weitere Zugriff gesichert?
- Bei welchen Daten besteht besonderer Handlungsbedarf?
Sind diese Fragen geklärt, lassen sich Prioritäten setzen und besonders gefährdete Datenquellen zuerst sichern.
Genau hier setzt Data Collection & Preservation an. Relevante Daten werden aus den vorhandenen Systemen übernommen und so gesichert, dass sie auch nach deren Abschaltung weiterhin verfügbar und nachvollziehbar bleiben. Dadurch sinkt die Abhängigkeit von der ursprünglichen IT-Infrastruktur, während gleichzeitig eine verlässliche Grundlage für die weitere Bearbeitung entsteht.
Nicht nur sichern, sondern später gezielt nutzen
Eine reine Datenkopie reicht dafür häufig nicht aus. Denn damit Informationen später sinnvoll ausgewertet werden können, sollten auch ihre Herkunft, Struktur und Zusammenhänge erhalten bleiben. Dazu gehören beispielsweise Verzeichnisstrukturen, Datenbankinhalte, Zeitinformationen oder die Zuordnung von E-Mail-Postfächern.
Wer diese Zusammenhänge bereits bei der Sicherung berücksichtigt, schafft eine Datenbasis im Insolvenzverfahren, die sich anschließend für unterschiedliche Zwecke nutzen lässt. Dazu gehören beispielsweise:
- wirtschaftliche und buchhalterische Analysen,
- die Nachvollziehung von Zahlungsströmen und Geschäftsvorfällen,
- digitale Anfechtungsanalysen,
- Recherche und eDiscovery,
- strukturierte Bereitstellung und Archivierung.
Der Vorteil: Die Daten müssen nicht für jede neue Fragestellung erneut aus den ursprünglichen Systemen beschafft werden. Stattdessen können Insolvenzverwalter auf eine bereits gesicherte Datenbasis zurückgreifen und darauf weitere Schritte aufbauen.
Erst sichern, dann gezielt auswerten
Eine belastbare Datenbasis im Insolvenzverfahren schafft frühzeitig Handlungsspielraum für den weiteren Verfahrensverlauf. Dafür ist zunächst kein großes IT-Projekt erforderlich. Vielmehr beginnt der Prozess mit einer strukturierten Bestandsaufnahme:
Welche Datenquellen gibt es – und bei welchen besteht das größte Risiko, dass der Zugriff verloren geht?
Wer diese Frage früh beantwortet, kann Prioritäten setzen und gezielt die Daten sichern, die im weiteren Verlauf des Verfahrens benötigt werden. Gleichzeitig schafft die frühzeitige Sicherung die Voraussetzung dafür, Informationen später zusammenzuführen, bereitzustellen und auszuwerten.
Welche Daten sollten in Ihrem Verfahren frühzeitig gesichert werden?
Welche Systeme und Datenquellen relevant sind und wo besonderer Handlungsbedarf besteht, lässt sich häufig bereits mit einer strukturierten Erstaufnahme klären.
INSO Projects unterstützt Insolvenzverwalter dabei, vorhandene Datenquellen zu identifizieren, Risiken für deren weitere Verfügbarkeit zu bewerten und den Sicherungsbedarf gezielt zu priorisieren.
So lässt sich frühzeitig klären, welche Daten gesichert werden sollten und welche nächsten Schritte für das jeweilige Verfahren sinnvoll sind.
Gerne besprechen wir in einem unverbindlichen Erstgespräch, welche Datenquellen in Ihrem Verfahren berücksichtigt werden sollten.
