Wie Sie ein möglichst effektives Daten-Management durchführen

Als Dienstleister für Daten-Management in Krisenunternehmen haben wir von INSO Projects viel Erfahrung in der Durchführung von Daten-Management. In diesem Artikel möchten wir Ihnen anhand eines Beispielunternehmens aufzeigen, was für uns “effektives Daten-Management” in Insolvenzen, Sanierungen oder Restrukturierungen bedeutet und wie auch Sie an Ihr eigenes Daten-Management herangehen sollten.

 

Datenextraktion und -export

Zunächst haben wir in diesem Fallbeispiel sehr große Datenmengen aus dem ERP-System “SAP” extrahiert. Diesen Schritt konnten wir mithilfe eines für Insolvenzen, Sanierungen und Restrukturierungen entwickelten IT-Tools automatisiert durchführen.

Datenextraktion - Lupe fährt über Daten

Skripte haben uns anschließend dabei geholfen, Datenexporte aus E-Mail- sowie Dokumenten-Management-Systemen zu exportieren. Dazu mussten auch gelöschte E-Mails und Office-Dateien wiederhergestellt werden. Dieser Schritt wurde von unseren Daten-Forensikern übernommen.

Später haben wir all diese Daten zu einem einheitlichen Datensatz zusammengefasst. Die größte Herausforderung dabei ist es in der Regel, die unterschiedlichen Formate von Daten und Dokumenten sowie unterschiedliche Sprachen und Zeichensätze zu vereinheitlichen.

 

Die Analyse

Für die Analyse des erstellten Datensatzes haben wir zwei Methoden eingesetzt:

1. Das Clustering

2. Topic Models

Mit Clustering werden die Dokumente anhand von Ähnlichkeiten neu geordnet. Dabei entsteht eine saubere Einteilung der Dokumente. Das kann mit einer von einem Menschen erstellten Ordnerstruktur verglichen werden, in der die Dokumente sauber abgelegt werden. IT-Systeme tun das im Clustering automatisch. Einem Menschen wäre diese Aufgabe aufgrund der schieren Größe des Datensatzes nicht möglich.

Mit Topic Models haben wir eine inhaltliche Analyse der Dokumente durchgeführt. Damit können bestimmte Themen aus den Dokumenten gezielt systematisch gebildet und extrahiert werden. Sind Themen von besonderem Interesse, so können die relevanten Dokumenten schnell gefunden werden.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema und unserem nächsten Blog-Beitrag zum Thema “Wie Sie ein möglichst effektives Daten-Management durchführen”!

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