Warum digitale Datensicherung in Krisenprojekten notwendig ist

In Projekten im Umfeld von Insolvenzen, Sanierungen und Restrukturierungen (ISR) bestehen gesetzliche Verpflichtungen und rechtliche Haftungsaspekte, die eine sogenannte digitale Datensicherung notwendig machen. Insbesondere Regelinsolvenzen, aber auch Eigenverwaltungen, sind hiervon stark betroffen.

Jedoch auch bei Datenanalysen, die für Unternehmensentscheidungen benötigt werden, sind sie sehr sinnvoll. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die Vorteile, die Ihnen digitale Datensicherungen in Krisenprojekten bringen.

Im Fall der Fälle – Mit digitalen Datensicherungen unnötige Risiken vermeiden

Gerade bei Beratungen im Zusammenhang mit Unternehmenstransaktionen sollten Sie unnötige Risiken vermeiden. Hier hilft die digitale Datensicherung, denn sie trägt zu einem Nachweis der Fakten bei.

Auch aus wirtschaftlicher Sicht ist es wenig sinnvoll immer wieder neu die notwendigen Daten zu extrahieren. Stattdessen ist es besser, den zu einem Zeitpunkt festgeschriebenen Datenbestand für Datenanalysen mehrfach zu verwenden. Das hat auch den Vorteil, dass spätere Veränderungen von Daten durch die Anwendung vermieden werden.

Die Erfahrung zeigt, dass zu Beginn eines Projekts oft nicht abschätzbar ist, welche Daten eines IT-Systems später noch relevant werden könnten. Mit einer kompletten Datensicherung von IT­-Systemen können Sie potenzielle Risiken auch auf Dauer reduzieren.

Oft sind es technische Aspekte, die für das Projekt getrennte Datenbestände sinnvoll machen. Hierzu zählen beispielsweise die eingeschränkte Leistung oder Verfügbarkeit der produktiven IT-Systeme.

Digitale Datensicherung

Eine digitale Datensicherung ist dauerhaft, revisionssicher und unverzichtbar

Haben Sie sich für die Anwendung eines ganzheitlichen Datenmanagements entschieden, so ist immer eine digitale Datensicherung notwendig. Denn jedes Datenmanagement benötigt eine dauerhafte, revisionssichere Kopie der relevanten Daten.

Aber was heißt revisionssicher? Revisionssicher bedeutet im Zusammenhang mit der Datensicherung, dass die Daten ordnungsgemäß und vollständig gesichert werden. Damit wird die Sicherheit des Gesamtverfahrens gewährt. Zudem geht es darum, die Daten vor Veränderung und Verfälschung zu schützen und natürlich vor Verlust. Außerdem ist eine ausschließliche Nutzung durch Berechtigte gewährleistet. Weiterhin müssen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Und abschließend muss das Verfahren dokumentiert werden, damit nachvollziehbar und prüfbar bleibt, was mit den Daten passiert ist.

Digitale Datensicherungen sind also aus rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Gründen sinnvoll und notwendig. Aus Sicht einer Revisionsfähigkeit sind sie jedoch unverzichtbar.

Warum digitale Datensicherungen langzeitig angelegt sein sollten

Die langzeitige digitale Datensicherung ist eine Kopie eines gesamten IT-Systems zu einem bestimmten Zeitpunkt. Im Idealfall geht es um eine einzelne Anwendung mit ihrer jeweiligen Datenbank, auf einem Computer, mit nur einem Betriebssystem. Es kann aber auch viele Computer mit heterogenen Betriebssystemen, Anwendungen, Datenbanken und sogar Netzwerken umfassen.

Nur die langzeitige digitale Datensicherung erfüllt alle Kriterien an eine Revisionssicherheit. Beachten Sie daher, dass Sie Ihre Entscheidungen nur wiederholbar prüfen und den Lösungsweg rekonstruieren können, wenn Sie die Daten und Systeme zuvor langfristig gesichert haben. Wenn Sie dies nicht revisionssicher tun, setzen Sie sich als Verantwortlicher eines Projekts unter Umständen unnötig der Gefahr größerer Haftungsrisiken aus. Auch können eine fehlende langzeitige Datensicherung oder fehlende relevante Daten zu einem Scheitern des gesamten Projekts führen.

Was Sie über Dauer, Kosten und Nutzen von digitalen Datensicherungen wissen sollten

Die Dauer und die Kosten der Durchführung von Datensicherungen sind von folgenden Faktoren abhängig:

– vom Startzeitpunkt der Sicherung
– dem Reifegrad der Daten
– der Datenmenge
– der Heterogenität und Komplexität der IT-Systeme
– dem Datensicherungsverfahren.

Wenn die Sicherung direkt am Anfang des Verfahrens erfolgt,  kann sie im günstigen Fall innerhalb weniger Tage erstellt werden.

Langzeitige digitale Datensicherungen sind in Insolvenzverfahren aufgrund ihrer sehr langen Archivierungsdauer tendenziell teurer als in Restrukturierungen und Sanierungen. Forensische digitale Datensicherungen sind meist am teuersten und dauern am längsten. Hier geht es darum gelöschte, versteckte oder sichtbare Daten zu finden, die Aufschluss über eine konkrete Tat geben oder zur Aufklärung von Vorfällen führen.

Diesen Kosten steht jedoch der erhebliche Nutzen von langzeitigen digitalen Datensicherungen in Projekten gegenüber:

– Erfüllung der Revisionssicherheit
– Beweissicherung und Dokumentation
– Reproduzierbarkeit von Ergebnissen
– Bereitstellung einer Datenbasis für weitergehende Extraktionen, Aufbereitungen und Analysen
– Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und Effektivität
– Verringerung der technischen Komplexität

Wägen Sie die Kosten gegen den Nutzen ab, werden Sie zu dem Schluss kommen, dass die langzeitige digitale Datensicherung die vorteilhafteste Lösung ist. Denn die eigentliche Herausforderung für eine Datensicherung liegt in der funktionsfähigen Wiederherstellung der Daten und Systeme. Dabei müssen rechtliche Lizensierungen genauso wie die sichere Langzeitarchivierung der IT-Systeme beachtet werden. Nur wenn die Wiederherstellung der Daten jederzeit möglich und die Archivierung langfristig gewährleistet ist, sind Sie auf der sicheren Seite.

Wurde eine digitale Datensicherung erfolgreich durchgeführt, kann sie in der Regel schnell und kostengünstig wiederholt werden.

Die langzeitige digitale Datensicherung erfüllt die hohen Anforderungen bestens

Die langzeitige digitale Datensicherung und Archivierung ist der zentrale Baustein eines ganzheitlichen Datenmanagements in Projekten. Auch unter Risiko-Aspekten ist sie die Lösung, die den hohen Anforderungen am besten genügt.

Der Nutzen für die Geschäftsprozesse, der Wertbeitrag für das Unternehmen und die Risikoreduktion übersteigen i.d.R. die Kosten um ein Vielfaches. Gegenüber allen anderen Alternativen ist die langzeitige digitale Datensicherung daher deutlich im Vorteil.

Mehr dazu lesen Sie in unserem Fachbeitrag in der KSI zum Daten-Management in Insolvenzen, Sanierungen und Restrukturierungen, TeilB: Anforderungen an die digitale Datensicherung und deren Auswirkungen.

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