Diese Situation ist in Insolvenzverfahren leider häufig. Denn Daten sind zwar vorhanden – aber ohne Struktur lassen sich daraus keine belastbaren Antworten ableiten. Gerade Insolvenzverwalter benötigen jedoch schnell Klarheit: Welche Zahlungen liefen wann? Welche Konten wurden genutzt? Gab es Gläubigerbenachteiligungen oder auffällige Zahlungsspitzen? Genau hier entscheidet sich, ob ein Verfahren effizient geführt werden kann.
Datensicherung im Insolvenzverfahren: Pflicht, aber noch keine Auswertung
Im Insolvenzverfahren ist die Datensicherung der erste notwendige Schritt. Buchhaltungssysteme, E-Mail-Postfächer, Dokumentenablagen und Office-Dateien müssen so gesichert werden, dass sie später nachvollziehbar, vollständig und möglichst unverändert zur Verfügung stehen. Das ist insbesondere relevant für:
- Mitwirkungspflichten nach § 97 InsO
- Auskunftsersuchen Dritter nach § 101 InsO
- Beweissicherung und Dokumentation gegenüber Gericht und Gläubigerausschuss
Aber: Eine reine Datensicherung schafft noch keinen Erkenntnisgewinn. Daten in Backups, Archive und Systemkopien sind zwar „da“, aber meist nicht strukturiert – und damit kaum auswertbar.
Warum gesicherte Daten häufig nicht analysierbar sind
In der Praxis liegen Daten nach der Sicherung häufig vor als:
- Datenbank-Backups,
- proprietäre Dateiformate,
- unterschiedliche Buchhaltungslogiken,
- unstrukturierte E-Mail-Archive
- nicht direkt lesbare Dokumente
Ohne technische Aufbereitung bleiben diese Daten:
- nicht sinnvoll durchsuchbar,
- nicht systemübergreifend vergleichbar,
- kaum geeignet für belastbare Analysen.
Eine Prüfung von Zahlungsfähigkeit, Zahlungsströmen oder einzelnen Geschäftsvorfällen ist auf dieser Basis oft nur mit erheblichem Aufwand – oder gar nicht – möglich.
Was bedeutet Datenextraktion & Datenaufbereitung in der Insolvenz?
Unter Datenextraktion (inkl. Datenaufbereitung) versteht man die technische Ausleitung und Strukturierung von Daten aus Sicherungen in ein Format, das sich filtern, durchsuchen und systemübergreifend analysieren lässt.
Kurz gesagt: Datenextraktion ist die Brücke zwischen „Daten vorhanden“ und „Daten nutzbar“.
Typische Maßnahmen sind:
- Vereinheitlichung von Buchhaltungsdaten (Konten, Buchungsketten, Zeitstempel) und Datenformaten
- strukturierte Aufbereitung von E-Mails inkl. Anhängen
- Dokumentenklassifizierung und Metadatenanalyse
- Zusammenführung mehrerer Datenquellen (z.B. ERP, Banking, DMS, Mail)
Die Prozesskette im Insolvenzverfahren: vier Schritte, die man trennen muss
Für eine professionelle Verfahrensführung ist entscheidend, diese Schritte sauber zu unterscheiden:
- Datensicherung (Beweissicherung / Verfügbarkeit)
- Datenextraktion & Aufbereitung (Struktur / Einheitlichkeit / Durchsuchbarkeit)
- Datenauswertung (Analyse von Zahlungsströmen, Auffälligkeiten, Zeitreihen)
- Rechtliche Bewertung (Anfechtung, Haftung, Organverantwortung)
Wird die Datenextraktion übersprungen oder nur unzureichend durchgeführt, sind Auswertungen häufig nicht belastbar – insbesondere bei Rückfragen durch Gericht, Gläubigerausschuss oder Prozessgegner.
Nutzen der Datenextraktion in der Insolvenz für Verwalter
Eine saubere Datenextraktion (inkl. Datenaufbereitung) bringt in der Insolvenz vor allem:
- Zeitgewinn, weil relevante Informationen schneller auffindbar sind
- Nachvollziehbarkeit, weil Auswertungen auf konsistenten Daten beruhen
- Belastbarkeit, weil Datenquellen und Verarbeitungsschritte dokumentiert sind
- Beweisfähigkeit, wenn die Verarbeitungsschritte („Chain of Custody“) nachvollziehbar festgehalten werden
- Datenschutzkonformität, da durch Need-to-know-Prinzip, Zugriffskontrollen, Protokollierung sowie die Separierung besonders sensibler Inhalte bei Buchhaltungs-, E-Mail- und Dokumentenbeständen ein rechtskonformer Umgang mit Daten sichergestellt wird.
Typische Fragen, die erst nach Datenextraktion in der Insolvenz wirklich effizient beantwortbar sind
- Welche Zahlungen gingen in den letzten 12 Monaten vor Antragstellung an einzelne Gläubiger?
- Gab es Zahlungsspitzen oder auffällige Muster kurz vor Verfahrenseröffnung?
- Welche Konten und Banken wurden tatsächlich genutzt (auch Neben-/Fremdkonten)?
- Lassen sich Organhandlungen zeitlich mit kritischen Zahlungen korrelieren?
- Gab es Auffälligkeiten bei Sozialversicherungsbeiträgen (Zahlungslücken, Stundungen, Teilzahlungen)?
Fazit: Datensicherung schützt – Datenextraktion liefert Ergebnisse
Datensicherung schützt den Datenbestand. Aber erst Datenextraktion und Datenaufbereitung machen Informationen in der Insolvenz auswertbar. Für Verwalter ist dies keine „Zusatzleistung“, sondern häufig die technische Voraussetzung für belastbare Entscheidungen zu Insolvenzreife, Anfechtungsrisiken und Haftung. Sie kann damit maßgeblich auch über das Tempo und den Erfolg im Insolvenzverfahren entscheiden.
Sie möchten wissen, wie sich Datensicherung und Datenextraktion in Ihren Verfahren sinnvoll verzahnen lassen? Gern zeigen wir Ihnen, wie Sie damit schnell zu belastbaren Ergebnissen kommen.
