ERP- und Buchhaltungssysteme, E-Mail-Archive, Dokumentenmanagementsysteme, Fileserver, Datenbanken und Cloud-Dienste enthalten wichtige Informationen. Insolvenzverwalter benötigen diese Daten beispielsweise, um den Geschäftsbetrieb fortzuführen, Ansprüche zu prüfen, Recherchen und Analysen durchzuführen oder das Verfahren zu dokumentieren.
Gleichzeitig verändert sich die IT-Landschaft oft schnell: Cloud- und SaaS-Verträge laufen aus, Accounts werden deaktiviert und Systeme abgeschaltet. Zudem fehlen möglicherweise Admin-Zugänge, Dienstleister stehen nicht mehr zur Verfügung oder Backups werden nur kurzfristig vorgehalten. Deshalb gehört die digitale Planung bereits in die erste Bestandsaufnahme des Verfahrens.
Vom Backup zum End-to-End-Datenlebenszyklus
Eine reine Datensicherung greift zu kurz. Insolvenzverwalter müssen Daten nicht nur erhalten, sondern später auch wiederherstellen, kontrolliert extrahieren, auf Vollständigkeit und Integrität prüfen und für unterschiedliche Aufgaben nutzen können.
Der End-to-End-Datenlebenszyklus im Insolvenzverfahren umfasst deshalb den gesamten Umgang mit verfahrensrelevanten Unternehmensdaten – von der Identifikation der Quellen bis zur späteren Nutzung, Archivierung oder Löschung:
Identifizieren → Sichern/Preservation → Recovery → Extrahieren → Validieren & Reconciliation → Bereitstellen → Analysieren → Archivieren bzw. Löschen
INSO Projects betrachtet diese Aufgaben nicht als isolierte technische Maßnahmen, sondern als zusammenhängenden Prozess.
1. Datenquellen identifizieren und priorisieren
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme: Welche Systeme existieren? Wo befinden sich die Daten? Wer verfügt über die erforderlichen Zugänge? Und welche Systeme drohen kurzfristig auszufallen?
Zu berücksichtigen sind insbesondere ERP- und Buchhaltungssysteme, E-Mail- und Dokumentenmanagementsysteme, Fileserver, Datenbanken, Cloud- und SaaS-Anwendungen sowie Datenbestände bei externen Dienstleistern.
Dabei hat nicht jede Quelle dieselbe Priorität. Entscheidend sind ihre Bedeutung für das Verfahren, das Verlustrisiko und die voraussichtliche spätere Nutzung.
2. Datensicherung, Recovery und Archivierung unterscheiden
Nach der Bestandsaufnahme gilt es zunächst, gefährdete Daten mittels Datensicherung zu erhalten. Dabei bezeichnet Preservation die kontrollierte Erhaltung verfahrensrelevanter Daten. Abhängig vom jeweiligen Quellsystem können hierfür unter anderem Backups, System- oder Datenträgerabbilder, Exporte, Snapshots oder Archivierungsverfahren eingesetzt werden.
Recovery stellt dagegen sicher, dass sich gesicherte Daten und Systeme später tatsächlich wiederherstellen und nutzen lassen. Denn ein Backup hilft nur begrenzt, wenn beispielsweise Software, Verschlüsselungsschlüssel, Zugangsdaten oder Kenntnisse über die ursprüngliche Systemumgebung fehlen. Recovery umfasst daher nicht nur die technische Wiederherstellung der Daten oder Systeme, sondern auch die Prüfung, ob die für das Verfahren benötigten Informationen tatsächlich zugänglich und nutzbar sind.
Die Archivierung erfüllt wiederum eine andere Aufgabe: Sie sorgt für die längerfristige, kontrollierte Verfügbarkeit benötigter Informationen, wenn die ursprünglichen Systeme nicht mehr betrieben werden müssen.
Damit lassen sich nicht mehr benötigte Systeme gegebenenfalls früher abschalten und Betriebs-, Lizenz-, Hosting- sowie Administrationskosten reduzieren.
3. Daten extrahieren und nutzbar machen
Für viele Aufgaben benötigen Insolvenzverwalter nicht dauerhaft die ursprünglichen Systeme, sondern gezielt die darin enthaltenen Informationen.
Dafür lassen sich Daten aus unterschiedlichen Quellen extrahieren und für die weitere Nutzung aufbereiten – von Buchhaltungsdaten aus ERP-Systemen bis zu E-Mails, Dokumenten, Dateien und Datenbanken.
Wer die Extraktion rechtzeitig einplant, muss bei späteren Fragestellungen nicht wiederholt auf die Ursprungssysteme zurückgreifen. Die reine Übernahme der Daten gewährleistet jedoch noch nicht deren Vollständigkeit und Belastbarkeit.
4. Vollständigkeit, Integrität und Chain of Custody sicherstellen
Deshalb kommt der Reconciliation eine zentrale Rolle zu. Sie macht nachvollziehbar, welche Daten aus welcher Quelle stammen, ob sie vollständig übernommen wurden und ob bei der Verarbeitung Abweichungen aufgetreten sind.
Dazu dienen beispielsweise:
- Mengen- und Datensatzabgleiche zwischen Quelle und Ziel
- technische Integritäts- und Hash-Prüfungen
- Fehler- und Ausnahmeprotokolle
- dokumentierte Korrektur- und Verarbeitungsschritte
Ergänzend dokumentiert die Chain of Custody Herkunft und Verarbeitung der Daten.
Reconciliation, Integritätskontrollen und Chain of Custody machen aus einer reinen Datenübernahme einen kontrollierten und nachvollziehbaren Prozess. Damit reduzieren sie das Risiko unbemerkter Informationslücken und schaffen eine belastbare Grundlage für spätere Recherchen und Analysen.
5. Daten für unterschiedliche Verfahrenszwecke nutzen
Nach Sicherung, Extraktion und Qualitätskontrolle lassen sich die Informationen für unterschiedliche Aufgaben im Insolvenzverfahren nutzen. Der End-to-End-Ansatz folgt dabei einem zentralen Prinzip: Daten kontrolliert sichern und qualitätsgesichert aufbereiten – anschließend für unterschiedliche Verfahrenszwecke nutzen.
Das Electronic Discovery System (EDS) führt Daten und Wissen aus unterschiedlichen Quellen in einer gemeinsamen Datenbank zusammen. Dazu können beispielsweise Buchhaltungsdaten, Dokumente, E-Mails, Dateien und Datenbanken gehören. Auf dieser Grundlage können Insolvenzverwalter umfangreiche Informationsbestände durchsuchen, analysieren und Zusammenhänge erkennen.
digiANF bildet eine eigenständige Lösung für die digitale Aufarbeitung von Anfechtungs- und Haftungsansprüchen. Auch hier fließen unterschiedliche Unternehmensinformationen zusammen. Datenanalyse, KI und Expertenwissen unterstützen anschließend dabei, relevante Zusammenhänge und Auffälligkeiten zu identifizieren und für die weitere Prüfung aufzubereiten.
EDS und digiANF unterscheiden sich damit nicht primär durch die verwendeten Datenarten, sondern durch ihre fachliche Zielsetzung und Anwendung im Insolvenzverfahren.
BRC als Bestandteil des Datenlebenszyklus im Insolvenzverfahren
Backup-Recovery-Archiving (BRC bzw. Backreciving) verbindet Datensicherung, Wiederherstellung und Archivierung. Damit übernimmt BRC wichtige Aufgaben innerhalb des Datenlebenszyklus.
Der End-to-End-Ansatz reicht jedoch weiter. Er berücksichtigt zusätzlich die Identifikation und Priorisierung der Quellen, Datenextraktion, Reconciliation und Integritätskontrolle sowie die spätere Nutzung der Informationen.
BRC, EDS und digiANF sind deshalb keine zwingend aufeinanderfolgenden Prozessstufen. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben innerhalb des übergeordneten Datenlebenszyklus und ergänzen sich je nach Anforderung des Verfahrens.
Fazit: Im Insolvenzverfahren den gesamten Datenlebenszyklus im Blick behalten
Digitale Planung im Insolvenzverfahren bedeutet nicht, einzelne technische Maßnahmen nacheinander abzuarbeiten. Entscheidend ist, den gesamten Lebenszyklus der Unternehmensdaten von Beginn an zu berücksichtigen.
Insolvenzverwalter sollten wissen, welche Informationen gefährdet sind, wie sie diese erhalten und wiederherstellen und wie sie deren Vollständigkeit und Integrität kontrollieren können. Gerade Reconciliation und Chain of Custody sorgen dafür, dass nicht nur Daten vorhanden sind, sondern auch ihre Herkunft und Verarbeitung nachvollziehbar bleiben.
Welche Daten für das Verfahren benötigt und wie lange sie vorgehalten werden, ist eine fachliche bzw. rechtliche Entscheidung des Insolvenzverwalters. Die technische Umsetzung sollte diese Entscheidung durch dokumentierte Sicherungs-, Qualitäts- und Bereitstellungsprozesse unterstützen.
Auf dieser Grundlage lassen sich Informationen für unterschiedliche Aufgaben nutzen, während nicht mehr benötigte Systeme früher außer Betrieb gehen können. Das reduziert laufende Kosten und vermeidet wiederholte Datenbeschaffungen.
Für Insolvenzverwalter schafft der End-to-End-Ansatz damit mehr Handlungssicherheit: Relevante Informationen bleiben nachvollziehbar verfügbar und können während des gesamten Verfahrens bedarfsgerecht genutzt werden.
INSO Projects unterstützt dabei, den Datenlebenszyklus im Insolvenzverfahren von der Identifikation der Quellen über Sicherung, Recovery, Extraktion und Qualitätskontrolle bis zur Nutzung und Archivierung durchgängig zu planen und technisch umzusetzen.
