Die Einführung des Project Management Office für Krisenprojekte ist ein eigenes Projekt
Wie es auch sonst im Leben oft der Fall ist: es gibt weder die „eine einzige Wahrheit“ noch das „einzige richtige Vorgehen“ für die Einführung eines PMO. Aber es gibt eine hilfreiche Vorgehensweise, die pragmatisch und flexibel eingesetzt werden kann. Betrachten Sie daher die Einführung des PMO als eigenständiges Projekt!
Wenn Sie also ein PMO einführen möchten, dann rufen Sie ein neues Projekt ins Leben. Die Vorgehensweise ist hierbei dieselbe, wie beim Aufsetzen anderer Projekte. Beachten Sie dabei, dass das PMO quasi ein Dienstleister ist. Dessen Erfolg hängt davon ab, wie zufrieden die Stakeholder als Ihre „Kunden“ im Projektumfeld sind. Und jeder dieser Stakeholder erwartet einen bestimmten Wertbeitrag des PMO.
Der Wertbeitrag des Project Management Office ergibt sich aus der einfachen Formel:
Nutzen – Kosten ± Risiken.
Sollten Sie jedoch feststellen, dass das PMO keinen Wertbeitrag erbringt, dann führen Sie es besser auch nicht ein!
Bedeutsam für die erfolgreiche Einführung des PMOs ist außerdem, dass Sie sicherstellen, dass Sie über ein Mandat aller wichtigen Stakeholdern verfügt. Am Ende des Artikels erfahren Sie mit welchen 10 erfolgreichsten Mitteln, Maßnahmen und Methoden Sie betroffene Stakeholder bei der Einführung eines PMO mit an Bord holen.
Schritt 1: Hinterfragen Sie den Kontext
Zuerst überdenken Sie den Kontext, in dem Sie arbeiten und überlegen, worauf es Ihnen bei der Einführung des PMOs wirklich ankommt. Hierzu klären Sie folgende Fragen:
• Was ist der Zweck hinter der Einführung Ihres PMOs?
• Welches Ziel, möchten Sie verfolgen?
• Welche Maßnahmen sollen dabei im Fokus stehen?
• Welchen Nutzen soll das PMO Ihnen bringen?
• Was soll der Scope Ihres Project Management Offices sein?
Den richtigen Kontext zu verstehen ist besonders wichtig. Denn das Design und die Ausgestaltung Ihres PMOs müssen auf die aktuellen und zukünftigen Rahmenbedingungen angemessen angepasst werden. Diese Fähigkeit zur Maßanfertigung schließt die Fähigkeit zu Standardisierung, Modularisierung und Skalierung ausdrücklich ein.
Involvieren Sie daher frühzeitig Ihre Manager und Mitarbeiter sowie Ihre wichtigsten Geschäftspartner bei der Beschreibung des aktuellen und des zukünftigen Kontexts Ihres Unternehmens.
Schritt 2: Erheben Sie die Anforderungen für ein Project Management Office für Krisenprojekte
Ist der Kontext geklärt, dann definieren Sie Ihre Anforderungen an das PMO. Und zwar möglichst so umfassend, dass Sie alle wesentlichen Aspekte für ein Grundgerüst berücksichtigen. Damit vermeiden Sie, dass Sie später umfangreich nachsteuern müssen. Formulieren Sie aber auch, was Sie nicht wollen und was nicht Ihre Anforderungen sind. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die sie berücksichtigen sollten:
• Business Anforderungen
• Funktionale Anforderungen
• Nicht-Funktionale Anforderungen
• Technische Anforderungen
• Rechtliche Anforderungen
Wenn Sie auch diese Kriterien festgelegt haben, haben Sie nun eine Ahnung davon, was eine mögliche zukünftigen Lösung erfüllen bzw. nicht leisten soll. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse auch mit Ihren Erfahrungen aus ähnlichen Projekten. Nutzen Sie dabei die Kenntnisse erfolgreich arbeitender PMOs. Diese helfen Ihnen die richtigen Anforderungen zu finden und ihre Wichtigkeit zu verstehen.
Schritt 3: Analysieren Sie die Ist-Situation
Nun wenden Sie sich der Analyse der heutigen Ist-Situation in Bezug auf das Projektmanagement zu. Dabei sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen.
Klären Sie zunächst welche Projekte aktuell bereits laufen und welche zukünftig geplant sind. Danach nehmen Sie sich die Prozesse vor und analysieren wie effektiv und effizient sie in den Projekten laufen.
Nun überlegen Sie welche Produkte und Ergebnisse Sie in den Projekten erreichen wollen. Haben Sie dafür alle notwendigen Dokumente? Klären Sie welche Daten, Informationen und welches Wissen Sie benötigen und vor allem, ob Sie in den Projekten auch verfügbar sind. Schließlich überlegen Sie, welche Entscheidungen Sie treffen möchten, und welche Sie tatsächlich treffen können.
Außerdem sollten Sie wissen, welche der folgenden Funktionen bereits heute in Ihren Projekten genutzt werden:
• Standardisierung, Modularisierung, Skalierung, Qualitätssicherung
• Direktives Multiprojekt Management
• Support
• Coaching und Training
• Controlling und Monitoring
• Administration
• Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Achten Sie auch darauf, welche der o.g. Funktionen Auswirkungen auf die Architektur und die Infrastruktur Ihres PMO haben könnten. Dieses hilft Ihnen das richtige Design und die richtige Ausrichtung für Ihr PMO zu finden.
Schritt 4: Entwickeln Sie das Grobkonzept für Ihr künftiges Project Management Office für Krisenprojekte
Sie haben nun Ihre Anforderungen, die wichtigsten Themen und die gewünschten Funktionen definiert. Und Sie haben die Möglichkeiten und Beschränkungen festgelegt. Nun sind sie bereit das Grobkonzept eines zukünftigen PMOs zu entwickeln.
Das Grobkonzept soll ein Gerüst sein, das das künftige PMO lediglich beschreibt. Erfinden Sie dabei das Rad nicht neu. Entwickeln Sie eine Checkliste mit einer Gewichtung, der für Sie wichtigen Themen und Funktionen. Viele Ausgestaltungen und Konfigurationen eines PMOs sind bereits heute „Best Practise“. Daher können Sie später die bereits vorhandenen Lösungen und Umsetzungen nahezu schlüsselfertig übernehmen.
Schritt 5: Ermitteln Sie die Lücke
Wenn Sie nun den aktuellen Stand des PMOs mit dem Grobkonzept vergleichen, wird es Ihnen leichtfallen, die gegenwärtigen Lücken zu erkennen. Diese Lücken müssen Sie für Ihre angedachten und erreichbaren Lösungen zukünftig noch überbrücken.
Orientieren Sie sich nur an den Anforderungen und den Funktionen, um die Lücken zu identifizieren. Diese Unterschiede geben Ihnen dann auch Hinweise auf eine mögliche Architektur und Infrastruktur Ihres zukünftige PMOs.
Schritt 6: Bestimmen Sie die Route
Wie Sie bei der Schließung der Statuslücke vorgehen, können Sie immer nur kontextabhängig und situationsbezogen entscheiden. Letztendlich geht es aber darum die richtige Richtung vorzugeben und das PMO auch entsprechend auszurichten. Hinzu kommen die Arbeitspakete, die Sie in ihrer zeitlichen Abfolge planen müssen. Bei letzterem bietet sich ein GANTT Chart an.
Zeichnen Sie am besten die möglichen Entwicklungsszenarien und die Handlungsalternativen auf ein Blatt Papier auf. Ermitteln Sie deren Vor- und Nachteile. Nutzen Sie dazu ein Project Management Tool mit GANTT Chart für die Arbeitspakete.
Schritt 7: Erst wird das Grundgerüst erprobt, dann erfolgt der Regelbetrieb
Führen Sie zunächst nur das unbedingt notwendige Gerüst eines PMOs ein. Im Laufe der Zeit entwickelt sich daraus schrittweise ein maßgeschneidertes System. Das Gerüst implementieren Sie dann in Ihrer Organisation und IT. Prüfen Sie zunächst die Stabilität und die Wirksamkeit des PMOs anhand von wenigen Pilotprojekten.
Bei Bedarf bietet es sich an, dass externe Berater das PMO bei bestimmten Fragestellungen noch punktuell begleiten. Je nach Fortschritt der Qualifikationsmaßnahmen sollten Sie vielleicht auch ein Coaching der internen Projektleiter oder auch des PMO in Betracht ziehen.
Wenn das PMO zur Zufriedenheit funktioniert, überführen Sie es anschließend in den Regelbetrieb. Nun ist die Zeit gekommen, die Verantwortung vollständig an Ihre Mitarbeiter abzugeben.
Achten Sie auch besonders auf die interne Kommunikation, das Marketing und die Personalauswahl!
• Stellen Sie sicher, dass alle von der Existenz des neuen PMO wissen und verstehen wofür es zuständig ist. So lassen sich die Erwartungen klarstellen.
• Bewerben Sie die vom PMO angebotenen Dienstleistungen für Projekte, damit diese tatsächlich angefordert und genutzt werden. Nur wer seinen Nutzen klar hervorhebt, schafft es Akzeptanz im Unternehmen zu erlangen.
• Die Qualifikation und Motivation der PMO-Mitarbeiter sind sehr wichtig. Sie müssen eine gewisse Kundenorientierung, Servicementalität und Sozialkompetenz mitbringen, aber auch bereit sein, unberechtigte Forderungen abzulehnen.
Die Einführung eines PMO ist also kein Hexenwerk. Hat man ein Grundverständnis entwickelt und beachtet die Grundregeln für einen geordneten Ablauf, so steht der erfolgreichen Einführung des PMO für Krisenprojekte nichts mehr im Wege. Der 7-Schritte-Plan zur Einführung eines PMO bietet eine exzellente Grundlage dazu.
Die 10 wichtigsten Mittel, Maßnahmen und Methoden bei der Einführung eines PMO für Krisenprojekte
1. Erlangung einer Rückendeckung durch das Top-Management
2. Umfassende Kommunikation während der PMO Einführung
3. Ermittlung des Reifegrads Ihres Projektmanagements
4. Durchführung einer Schwachstellenanalyse des Projektmanagements
5. Umsetzung einer Stakeholder-Analyse
6. Definition der Aufgabenfelder und Kompetenzen des PMO
7. Konsequente Nutzung eines sogenannten Change Control Managements (CCM)
8. Unterscheidung zwischen Projekt- und Linienaufgaben
9. Realisation von Quick Wins bei der Einführung des PMO
10. Start des PMOs mit zunächst nur wenigen Aufgabenfeldern und Funktionen
Probieren Sie es aus! Was Sie noch zum Project Management Office wissen sollten, lesen Sie hier.
