Bei existenzkritischen Projekten sollten zwingend Deadlines und Budgets eingehalten werden. Auch die Zuständigkeiten müssen klar bestimmt sein. Andernfalls können Sie die gesteckten Projektziele kaum erreichen. Damit die Ziele erreichbar und die Maßnahmen umsetzbar sind, werden PMOs als zentrale Lenkungs- und Managementinstrumente eingesetzt.
Doch nicht immer gelingt der Einsatz erfolgreich und im schlimmsten Fall wird das PMO sogar als Belastung empfunden. Wie Sie das wirkungsvoll vermeiden können, zeigen wir Ihnen unten.
Ein Project Management Office in der Krisenberatung ist nur so gut, wie es ausgestaltet wird
Legen Sie im Vorfeld fest, wo der Leistungsbereich des PMO liegen soll. Es macht einen wesentlichen Unterschied, ob das PMO verwalten, steuern oder dirigieren soll. Definieren Sie welche Tätigkeiten dabei im Vordergrund stehen sollen. Das Project Management Office kann unterschiedliche Funktionen wahrnehmen:
- es kann der reinen Unterstützung dienen (Supportive PMO)
- die Steuerung und Überwachung übernehmen (Controlling PMO)
- als Lenkungsinstrument verwendet werden (Directive PMO).
Welche dieser Funktionen das PMO im Krisenunternehmen am besten unterstützt, sollten Sie situationsbedingt entscheiden.
Die Anpassungsfähigkeit ist ein zentraler Erfolgsfaktor für ein PMO in der Krisenberatung
Insbesondere in einer Krisensituation ist es notwendig, sich möglichst schnell anpassen zu können. Ein effektives Project Management Office in der Krisenberatung muss sich besonders schnell an die jeweilige Krisensituation anpassen können. Hier hilft die sogenannte Plan-Do-Check-Adjust Methode (PDCA). Sie ist eine Methode zur Umsetzung von Veränderungen und eine wichtige Voraussetzung für die stetige Verbesserung von Menschen, Organisationen und Systemen.
Ein wirkungsvolles Project Management Office braucht in der Krisenberatung klare Rollen, Regeln und Rechte
Hier ist das Management gefordert. Definieren Sie eindeutige Rollen, Rechte und Regeln im PMO. Sie müssen klar festlegen, wo und was das Project Management Office in der Krisenberatung leisten soll. Jedes Teammitglied muss die Ziele des PMO kennen und wissen, wie es im Team erfolgreich zusammenarbeiten kann. Da schnelle Entscheidungen in Krisen essentiell sind, müssen Sie auch frühzeitig definieren, wer verantwortlich und zuständig ist. Wer wird beratend und unterstützend tätig? Wer kann was wann entscheiden? Ist der richtige Ansprechpartner für aufkommende Fragen klar? Haben Sie diese Punkte geklärt, kann das PMO erfolgreich arbeiten.
Die richtige Größe, Zusammensetzung und Konstanz der Mitarbeiter im PMO bestimmen den Erfolg mit
Ein Project Management Office in der Krisenberatung besteht in der Regel aus internen und externen Mitarbeitern. In Krisensituationen sind oft externe Berater dabei. Diese können Krisenerfahrungen einbringen und bei kritischen Entscheidungen vermitteln. Für die Koordinierung sind interne Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen tätig sind, unverzichtbar. Denn diese kennen sich sowohl mit Fachthemen als auch mit der internen Organisation gut aus.
Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Personen beteiligt werden und, dass das Team möglichst die ganze Zeit zusammenbleibt. Denn die Akzeptanz des PMO im Unternehmen ist stark von der personellen Zusammensetzung und deren Kontinuität abhängig. Sie darf nicht dadurch behindert werden, dass Mitarbeiter unzuverlässig arbeiten oder zu häufig wechseln.
Berichte vom PMO sollen den Fortschritt dokumentieren und Hindernisse aufdecken, sie dürfen nicht zum Selbstzweck verkommen
Regelmäßige Reports für die Entscheidungsträger gehören zu den Kernaufgaben des PMO. Verzichten Sie jedoch auf Berichteschlachten. Häufig werden die Berichte kaum gelesen oder als wenig hilfreich und zudem zeitraubend empfunden. Die Zeit für die Berichterstellung lohnt sich nur bei einem wirklichen Nutzen. Setzen Sie sie besser für die Entwicklung guter Ideen und Verbesserungsvorschläge ein. Die Mitarbeiter des PMO werden dann im Unternehmen als „kluge Köpfe“ wahrgenommen. Sorgen Sie dafür, dass die Ideen auch zu neuen Erkenntnissen und Erfolgen im Krisenunternehmen führen. Das steigert die Motivation zur Mitarbeit im PMO erheblich.
Die Digitalisierung des Project Management Office ist in der Krisenberatung kein Allheilmittel
Sie können das PMO durch digitale Hilfsmittel transparenter und effizienter machen. Dem entgegen steht jedoch die Erkenntnis, dass der interne Aufwand durch viele der Tools stark ansteigt. Diese bieten zwar vielfältige und umfangreiche Funktionen, die aber kaum genutzt werden. Auch deshalb nicht, weil in der Krise die Zeit für richtige Implementierung und eine ausreichende Schulung fehlt. Zudem können hier erhebliche zusätzliche Kosten für das Krisenunternehmen entstehen.
Ein schlechtes Project Management Office wird durch seine Digitalisierung auch nur zu einem schlechten digitalen PMO in der Krisenberatung.
Wählen Sie daher das richtige Vorgehen mit Augenmaß. Manchmal ist am Anfang die einfache Lösung einer komplizierten Vollversion vorzuziehen.
Das PMO muss in der Krisenberatung Vertrauen schaffen und das Wesentliche persönlich und direkt kommunizieren
Im Krisenunternehmen ist die Kommunikation von zentraler Bedeutung. Hier sollten Sie den Schwerpunkt auf relevante Mitarbeiter und Stakeholder legen. Das können z.B. Leistungs- und Know-how-Träger sowie Investoren und Kreditgeber sein. Wenn Sie im Krisenunternehmen viel zu wenig kommunizieren, entsteht dadurch viel Raum für ungesteuerten „Flurfunk“.
An dieser Stelle muss das PMO ansetzen und die laufende Kommunikation aktiv steuern. Das Management muss mit Empfehlungen unterstützt und die relevanten Zielgruppen individuell angesprochen werden. Hierbei gilt, je weniger Details desto besser. Fokussieren Sie sich auf das Wesentliche. Kommunizieren Sie in wichtigen Angelegenheiten persönlich und direkt. So erreichen Sie die Adressaten am einfachsten und schnellsten – und vor allem ungefiltert.
Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Beitrag: Der Einsatz eines Project Management Office (PMO) in Krisenzeiten
