Die Praxis zeigt allerdings, dass die üblichen Datensicherungen für Insolvenzzwecke meistens unzureichend sind. Denn diese schließen oft die zugehörigen Anwendungen und IT-Systeme nicht mit ein. Dabei ist eine sichere Archivierung in einem zertifizierten Rechenzentrum unumgänglich. Insbesondere wenn es sich um größere und für das Insolvenzverfahren relevante Datenbestände handelt.
Warum eine digitale Datensicherung in Insolvenzen erforderlich ist
Gerade in der Regelinsolvenz, aber auch in der Eigenverwaltung, gibt es gesetzliche Verpflichtungen. Das Risiko einer rechtlichen Haftung für die Beteiligten, wenn sie keine insolvenzgerechte Datensicherung durchführen, ist dabei real.
Jeder Geschäftsvorfall und jeder Vertrag findet sich in den Daten des insolventen Unternehmens wieder. Für die Dokumentation von Sachverhalten sind Daten daher unverzichtbar.
Daten selbst sind also rechtlicher Bestandteil der Insolvenzmasse. Jegliche Insolvenzmasse muss gesichert und geschützt werden, daher auch die Daten. Sie dienen der Vermehrung von Insolvenzmasse, wie z.B. durch Anfechtungs- und Haftungsklagen. Sie sind als rechtliche Grundlage für Beweise und Indizien unverzichtbar.
Außerdem ermöglichen Daten eine Beurteilung, ob die Gläubigerinteressen eingehalten wurden. Hierbei geht es insbesondere um Entscheidungen des Insolvenzverwalters im Sinne einer „Insolvency Judgement Rule”. Bereits heute dienen Daten als Grundlage für gerichtsverwertbare Beweise und Indizien. Sie bieten einen sicheren Nachweis vor Gericht.
Keine Datensicherung in Insolvenzen ohne ganzheitliches Datenmanagement
Eine insolvenzgerechte Datensicherung erfordert ein ganzheitliches Datenmanagement über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Beginnend mit der Erstellung einer Sicherung, über die inhaltliche Überprüfung, bis hin zu einer langfristig geschützten Archivierung der Daten in einer gesicherten Umgebung. Ein solches Verfahren und seine Prozesse müssen ausreichend dokumentiert und eingehalten werden. Eine Voraussetzung im Insolvenzverfahren ist, dass revisionssichere Kopien der IT-Systeme und der Daten erstellt und langfristig archiviert werden.
Revisionssichere Daten sorgen für Sicherheit
Revisionssicherheit bedeutet für die IT-Systeme und Daten, dass sie
- im Verfahren entsprechend ordnungsgemäß gesichert werden
- in ihrer Verarbeitung entsprechend dokumentiert werden
- im Zeitpunkt ihrer Sicherung vollständig, richtig und aktuell sind
- vor Veränderung oder Verfälschung geschützt und vor Verlust gesichert sind
- nur durch Berechtigte genutzt werden können
- entsprechend den Aufbewahrungspflichten und der Aufbewahrungsdauer archiviert werden
- jederzeit in ihrer Entstehung und weiteren Verarbeitung nachvollziehbar und inhaltlich prüfbar sind.
Eine digitale Datensicherung im Insolvenzverfahren ist also aus rechtlichen Gründen notwendig. Die Revisionsfähigkeit dient dazu die Arbeit des Insolvenzverwalters sicherzustellen und zu rechtfertigen. Daher ist die digitale Datensicherung unverzichtbar.
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