Die digitale Archivierung für Insolvenzverwalter

Schon immer zählte die Archivierung für Insolvenzverwalter zu den entscheidenden Aufgaben. Im digitalen Zeitalter müssen dabei aber nicht nur klassische Dokumente, sondern auch elektronische Daten und sogar ganze IT-Systeme sichergestellt werden. Auch wenn mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens der Betrieb des Unternehmens manchmal eingestellt wird, müssen neben dem Datenschutz eine Reihe von Vorschriften zur Aufbewahrung von unternehmensinternen Dokumenten beachtet werden, die u.a. in den GoBD festgelegt sind. So wird die Archivierung für Insolvenzverwalter zunehmend zur Herausforderung.

 

Warum gerichtsfeste Daten in der Archivierung für Insolvenzverwalter so wichtig sind

Die Archivierung für Insolvenzverwalter ist eine wichtige Aufgabe

Während in der Vergangenheit bei Insolvenzen vor allem klassische Papier-Aufzeichnung sichergestellt werden mussten, betrifft dies heute je nach Unternehmen hauptsächlich elektronisch gesicherte Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Die Nachweis- und Dokumentationspflichten vor Insolvenzgerichten, Rentenkassen und Finanzämtern stellen eine wichtige Motivation für den Einsatz eines strukturierten Datenmanagements dar. Damit stellt die digitale Archivierung für Insolvenzverwalter und ihre Mitarbeiter vor allem eine Beweisvorsorge dar.

Es ist wichtig, dass relevanten Date, gerade aus der Unternehmensverwaltung, ordnungsgemäß sichergestellt werden und auch zukünftig jederzeit für die verantwortlichen Stellen bereitgestellt werden können. Bevor die alten IT-Systeme des insolventen Unternehmens abgeschaltet werden können, muss daher eine lückenlose Extraktion, Aufbereitung und Archivierung erfolgen, die gerichtsfeste Daten sicherstellt. Dafür bedarf es in der Regel spezieller IT-Lösungen bzw. Dienstleister.

 

Die Nutzung verschiedener Systeme macht die Archivierung komplex

Für Insolvenzverwalter und Sachwalter ist die Archivierung von Daten im digitalen Zeitalter aber auch deshalb eine große Herausforderung, weil in den meisten Krisenunternehmen eine Vielzahl komplexer IT-Systeme genutzt werden. Für eine lückenlose Sicherstellung darf aber keines der Systeme außen Acht gelassen werden.

Daten-Archivierung in Insolvenzen für Insolvenzverwalter

Die Daten-Archivierung für Insolvenzverwalter ist keine simple Angelegenheit: Von Data-Warehouses über Cloud-Computing-Lösungen, die Big Data enthalten, sehen sie sich schon bei mittelständischen Firmen enormen Datenfluten gegenübergestellt. Stets im Hinterkopf behalten werden muss dabei die Einhaltung von Governance, Risk & Compliance sowie der DSGVO. Hinzu kommen nicht selten „klassische” Dokumente in Form von analogen Akten o.ä., die im Idealfall auch digitalisiert werden sollten.

 

Weitere Vorteile der Daten-Archivierung für Insolvenzverwalter

Wichtig ist das ordnungsgemäße Archivieren der Daten darüber hinaus auch, um im Unternehmen getätigte Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen, ohne ehemalige Mitarbeiter zurate ziehen zu müssen. Nur wenn relevante Daten zu Entscheidungszwecken unmittelbar bereitgestellt werden können, ist ein möglichst effizientes Arbeiten in der Insolvenz garantiert.

 

künstliche Intelligenz in insolvenzen

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KI-Technologien haben in der Insolvenzverwaltung und der Beratung das Potenzial, die Produktivität zu verbessern, Erlöse zu steigern und die Kosten zu senken.

 

Das richtige IT-Management stärkt und schützt die Insolvenzmasse

Als Insolvenzverwalter können Sie und Ihr Team mithilfe des richtigen Daten-Managements frühzeitig verschiedene IT-Systeme abschalten, um überflüssige Kosten einzusparen. Der vereinfachte und schnelle Zugriff auf relevante Daten führt dazu, dass wertvolle Vermögensgegenstände einfacher identifiziert und schneller marktgerecht verwertet werden können. Außerdem ermöglicht dies auch eine Beschleunigung z.B. von Mergers & Acquisitions-Transaktionen.

Mit anderen Worten: Die digitale Archivierung für Insolvenzverwalter ist nicht nur eine Pflicht, der zwecks Vorschriften und Risiko-Minderung nachgekommen werden muss. Mit Hilfe einer ordnungsgemäßen Archivierung und eines strukturierten IT-Managements können Sie die Arbeit in Krisenunternehmen um einiges effizienter und effektiver gestalten.

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