Daten selbst werden heute als ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensvermögens verstanden. Gleichzeitig stellen sie die Basis für wichtige Entscheidungen dar und können auch zur Wissenserweiterung genutzt werden. Gerade in Krisenunternehmen ist es daher essentiell, die richtigen Daten zu entdecken, sie richtig zu sichern und zu archivieren.
Doch ein ganzheitliches Daten-Management ist keine Selbstverständlichkeit. In Krisenunternehmen stößt man in der Datensicherung und -archivierung in der Regel auf folgende sieben Herausforderungen, die den Prozess gefährden und mitunter zu schwerwiegenden Konsequenzen führen können.
1. Die Bestimmung relevanter Daten und Ihres Umfangs
Nicht selten ist der eigentliche Umfang der Daten vor der Sicherung nicht oder nur grob bekannt ist. Dieser Sachverhalt bereitet potentiell Schwierigkeiten bei der Bestimmung der Anforderungen an den sog. Scope, die Qualität und die Kosten.
2. Die Bestimmung der notwendigen Archivierungsdauer der Daten
Relevante Daten müssen oft für viele Jahre revisionssicher archiviert werden. Das ergibt sich aus den durchschnittlichen Laufzeiten von Verfahren und Projekten und den jeweiligen Aufbewahrungspflichten. Die individuelle Laufzeit ist von Projekt- und Verfahrensanforderungen und -abläufen abhängig. Eine falsche Einschätzung der notwendigen Archivierungsdauer kann fatale Folgen haben.
3. Rechtliche, wirtschaftliche und technische Bedingungen für die Datengenerierung
Relevante Daten müssen über ihren gesamten Lebenszyklus optimiert werden, wobei eine ausreichende Datenqualität immer garantiert sein muss. Gleichzeitig gilt es, die Anforderungen des Datenschutzes (z.B. DSGVO), der Datensicherheit (z.B. COBIT) und der Datensicherung (z.B. IPBA) zu wahren.
4. Die Auswahl des geeigneten Verfahrens für die Datensicherung und Langzeitarchivierung
Alle Technologien und Verfahren, die genutzt werden, müssen sowohl eine direkte Rücksicherung als auch eine Archivierung über die zeitliche Archivierungsdauer für den gesamten Lebenszyklus der Daten ermöglichen. Die Nutzung ungeeigneter Technologien kann schwerwiegende Folgen haben. Werden solche Technologiemängel erst zu spät entdeckt, lassen sich die Daten nicht mehr rekonstruieren.
5. Die Bereitstellung relevanter Daten für große Unternehmenstransaktionen
Bei einer Übertragung von Konzernen, Unternehmen, Betrieben oder Assets müssen i.d.R. Daten für ein Herausschneiden (Carve Out), Aufteilen (Split) oder Verschmelzen (Merger) von Unternehmen bereitgestellt werden. Dabei muss darauf geachtet werden, dass dies nur für die relevanten Daten durchgeführt wird.
6. Die Bereitstellung relevanter Daten für Buchhaltungs- und Controllingsysteme
Für die Steuerung des Krisenunternehmens müssen Daten für dritte Buchhaltungs- und Controllingsysteme (z.B. DATEV, Winsolvenz, InsOne etc.) bereitgestellt werden.
7. Die Auswertung
Es ist notwendig, relevante Daten auszuwerten, um dadurch mögliche neue Erkenntnisse bzw. “Digital Assets” zu erhalten. Durch eine gründliche Auswertung lässt sich das Geschäfts- und Projektwissen erweitern und so ein großer Mehrwert erzielen.
Fazit: Viele IT-Dienstleister bieten kein umfassendes Daten-Management an und laufen damit Gefahr, dass bereits die Datensicherung und -archivierung langfristig an einer dieser sieben Herausforderungen scheitert. Es lohnt es sich daher, frühzeitig in ein ganzheitliches Daten-Management zu investieren.
