Besser direkt ein Datenmanagement einführen
Die Praxis zeigt, dass die Einführung eines Datenmanagements von Anfang an verhindert, dass digitale Datensicherungen und die Langzeitarchivierung von IT-Systemen fehlerhaft durchgeführt werden. Meistens zeigen sich die folgenschweren Probleme erst bei späteren Prüfungen durch z.B. Gerichte, Gläubiger oder Finanzverwaltungen. Wenn sich dann herausstellt, dass die gesicherten Daten z.B. nicht mehr wieder hergestellt werden können, ist es meist zu spät. Das gilt es unbedingt zu verhindern.
Bevor Sie also mit einer isoliert durchgeführten Datensicherung starten, sollten Sie sich auf jeden Fall konzeptionelle Gedanken zu den benötigten Daten machen. Vor allem gilt es zu berücksichtigen, das folgende Hürden genommen werden müssen:
1. Die relevanten Daten im Krisenunternehmen bestimmen
In Insolvenzen, Sanierungen und Restrukturierungen müssen die relevanten Daten bereits im Voraus bestimmt werden, obwohl man sie erst hinterher sicher kennt. Dabei geht es auch um die Festlegung von deren Umfang, Qualität und Kosten.
2. Die notwendige Dauer der Datennutzung ermitteln
Die Daten müssen oft für viele Jahre archiviert und dabei jederzeit revisionssicher gehalten werden. Aus den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Laufzeit von Verfahren und Projekten ergibt sich die Länge des Aufbewahrungszeitraums. Eine weitere Verlängerung kann sich aus vertraglichen Vereinbarungen, besonderen rechtlichen Vorgaben oder wirtschaftlichen Verpflichtungen ergeben.
3. Den Lebenszyklus der Daten festlegen
Ziel ist es, den Nutzen der Daten für das Krisenprojekt über die gesamte Laufzeit zu optimieren. Dabei ist eine Qualitätssicherung lebenswichtig und die Anforderungen des Datenschutzes, der Daten- und Informationssicherheit und Datensicherung müssen unbedingt berücksichtigt werden.
4. Nur geeignete Methoden, Verfahren und Technologien nutzen
Es dürfen nur sichere Methoden, Verfahren und Technologien verwendet werden, die sowohl eine Sicherung, Rücksicherung, als auch eine Archivierung über die gesamte Zeitdauer des Aufbewahrungszeitraums ermöglichen.
5. Daten für Unternehmenstransaktionen aufbereiten
Bei einer Übertragung von Konzernen, Unternehmen, Betriebsteilen oder Assets müssen Daten für ein Herausschneiden, Aufteilen oder Verschmelzen zur Verfügung gestellt werden können.
6. Daten für externe Buchhaltungs- und Controlling-Systeme bereitstellen
Für die Verwaltung und die Steuerung des Krisenunternehmens werden Daten für unterschiedliche Buchhaltungs- und Controlling-Systeme benötigt. Das können z.B. Systeme wie DATEV, Winsolvenz, InsOne, Corporate Planning etc. sein. Wie stellen Sie sicher, dass Sie die Daten auch nutzen können?
7. Daten der Krisenunternehmen auswerten, um Wissen und Werte zu entdecken
Mit Hilfe von analytischen und forensischen Untersuchungen lassen sich digitale Assets aufspüren. Gleichzeitig ermöglichen die Analysen, das Geschäfts- und Prozesswissen zu erweitern.
So nehmen Sie erfolgreich die Hürden
Sie stellen sich den vielfältigen Herausforderungen dann am besten, wenn Sie sich konzeptionell mit Daten befassen. Sie sollten die Daten also ganzheitlich sehen und sie sowohl betriebswirtschaftlich, als auch technisch und rechtlich in Zusammenhang bringen. Das heißt mit anderen Worten, es sollte nicht die einfache, isolierte Datensicherung im Vordergrund stehen. Es geht vielmehr darum die relevanten Daten in ein ganzheitliches Datenmanagement einzubinden.
Argumente für ein Datenmanagement
Indem Sie auf ein ganzheitliches Datenmanagement setzen, minimieren Sie Ihr Risiko bei der Entscheidungsfindung und stärken sogar das Vermögen. Denn Sie schaffen eine Datenbasis auf deren Grundlage Sie auch Tatbestände analysieren können. Nehmen Sie die Langzeitarchivierung frühzeitig vor, können Sie durch das Abschalten von nicht mehr benötigten IT-Systemen erhebliche IT-Kosten einsparen. Die Datenaufbereitung für Planung, Rechnungslegung und Verwaltung wird wesentlich effizienter und auch die Verfahren und Transaktionen bei z.B. M&A-Transaktionen werden wesentlich beschleunigt. Sie maximieren Ihre Chancen indem Sie digitale Assets aufspüren und die Aufteilung von Unternehmensteilen vereinfachen.
Fragen Sie Ihren IT-Dienstleister, ob er sich diesen Herausforderungen gewappnet sieht oder sprechen Sie uns an.
